La opinión publica suele ver con desconfianza la existencia de las relaciones con los gobiernos o legisladores por parte de entidades publicas y privadas. Para estas son vitales porque se trata de relacionarse eficientemente con los reguladores o los creadores de los marcos de acción de las organizaciones. Los políticos, como los periodistas, son personas con un mar de conocimiento de un centímetro de profundidad y esta relación es vital para el bien de todos. La clave está en hacerlo de forma eficiente y aquí planteo las tres fases para tener éxito.
Por: ottogutierrez@ymail.com
Un día durante una de esas interminables pausas y discursos en medio de las sesiones hablaba con varios congresistas y les preguntaba sobre el relacionamiento con los llamados enlaces con el congreso, mejor llamados lobistas y últimamente llamados (advocate) si valiera la expresión “abogadores”. Los legisladores me decían que los consideraban muy importantes porque les parecían valiosos como ilustradores de temas desconocidos, les evitaban errores, los hacían ver expertos, pero sobre todo eran unos validadores muy visibles e importantes de su papel como legisladores, algo que ellos necesitaban de cara a la opinión pública. Entonces porqué la imagen de corrupción a favor de intereses personales o de grandes empresas y la respuesta fue clara y escueta. Aquí vinimos todos a legislar bien. Son muy pocos los malos y más los buenos. Si alguno se corrompe es a título personal y ese necesita que le ofrezcan algo indebido o lo elijan para estar al servicio de esos intereses. Los “torcidos” se hacen fuera de aquí. Lo que si hacemos aquí es política, eso no se puede negar, pero la política bien entendida es muy distinta de la corrupción.
Lea aqui: EL RETO ES PASAR DE LA PRENSA EN CAMPAÑA A LA COMUNICACIÓN DE GOBIERNO CON EFICIENCIA Y SEGURIDAD. https://bit.ly/2DxLTzp
Esta idea si es verdad. La política bien entendida es la que se ejerce a favor de lo mejor para comunidades, sectores sociales y productivos, minorías – mayorías, democracia, ambiente y en general mejor calidad de vida y opciones de mejor futuro para todos. Ese ejercicio de la política es la práctica virtuosa y es la que a diario ocurre en todo el mundo en mayor proporción, aunque la política corrupta también pero en menor cantidad. Dicho esto hablemos de la importancia de la interacción profesional y ética con la política en lo que tiene que ver con las relaciones con el gobierno y los asuntos públicos. Mi experiencia me ha demostrado que este trabajo va más allá de unas reuniones o diálogos por mas exitosos que sean. Para que las relaciones con el gobierno y el manejo de los asuntos públicos sean fructíferos permanentemente deben mezclar de tres ingredientes: Estrategias que se componen de tres líneas, Acciones previas en cinco áreas y la Ejecución en cuatro tareas. Veamos la receta en la siguiente figura.
Primero revisemos las Estrategias, son aquellas que plantea la organización desde su departamento de relaciones con el gobierno o asuntos públicos, el 99% se fundamenta en tres líneas conocidas como IPA que son: Instrucción, Persuasión y Alineación. 1. Instrucción, consiste en educar y enseñarle a los stakeholders o actores claves acerca de la organización. Hay que generar muchas oportunidades para educar acerca de lo que la organización hace, beneficios, impacto, así como necesidades de ampliación para mayores beneficios. Esta última puede ser una variable de favorabilidad ante un funcionario o legislador que busca mejoría en sus comunidades y por eso tendría interés. Reclamará como su obra el beneficio político de una mayor presencia en su comunidad. 2. Persuasión, utilizando una buena narrativa para influenciar stakeholders o actores claves a favor de la organización. Aquí hay mucho valor externo, ya que una buena narrativa facilita la vida de los que necesitan poder contar la acción de la organización de manera consistente y efectiva. Siempre dará confianza saber que quien aboga pertenece una organización bien establecida y consistente. 3. Alineación, ayudando a conectar las actividades con los stakeholders o actores claves con la estrategia y los valores de la organización. Es probable que los reguladores o legisladores de todos los niveles se beneficien de los recursos creados con este objetivo en mente. Una organización que puede mostrar un buen desempeño será viable para ser consideraba favorablemente con la alineación a sus valores y misión.
Ahora hablemos de las cinco Acciones que la organización debe preparar para poder ejecutar las tres líneas estratégicas anteriores. Se trata del PRANI, Plan, Riesgos, Actores, Narrativa, Indicadores. 1. Plan, Como toda actividad que busca ser efectiva y eficiente se debe disponer de un plan que claramente defina el curso que deben tomar todas las acciones, su naturaleza, definición, tiempos, recursos y responsables. 2. Riesgos, hay que contar con una relación de los riesgos que pueden surgir, debe describirse cada uno con mucho detalle hasta llegar a prever las acciones que debiera tomar la organización para contener la situación en la eventual ocurrencia de uno de los riesgos. Esto será valioso por la facilitación en tiempo y forma de la acción de contención de los daños. 3. Actores claves, conocer y perfilar a cada uno de los actores que intervendrán en cada una de las instancias (funcionarios – legisladores). Llegar a conocer muy bien sus intereses, motivaciones, procedencia, campo de acción, ambiente político y hasta posiciones frente a temas clave. Esto facilitará las tres líneas estratégicas. 4. Narrativa, la organización necesita de una completa narrativa que sirva como discurso central de toda la producción de mensajes y su divulgación. Serán las palabras que salgan de la organización para informar, persuadir o alinear y de ahí su alto valor. Como discurso siempre actualizado se repetirá para que cumpla su objetivo como lo indica la teoría del mensaje y la comunicación. 5. Indicadores, como todo plan debe medirse para ver la efectividad, el volumen de su acción o para el mejoramiento futuro. Debe contar con los KPI. Al final todo el trabajo debe ser medido, reportado y revisado.
En tercer lugar veamos la ejecución de estrategias y acciones enfocadas en las cuatro Tareas que las relaciones con el gobierno y los asuntos públicos deben satisfacer plenamente de cara a la consecución de la alineación, consenso o solidaridad de los actores claves con la organización y los intereses que busca. 1. Qué, como en los deportes de conjunto es muy efectivo el mensaje del entrenador al atleta cuando le dice que espera qué haga. Si todos tienen claro el “qué” será definitivo para evitar distorsiones. 2. Cuándo, el buen entrenador sabe decirle al atleta el momento en el que espera que con su talento aplique el “que”. La definición clara de ese “cuando” resultará determinante para el éxito de la ejecución. 3. Para qué, volviendo al entrenador la mejor manera de entender el “que” y el “cuando” ocurrirá en el momento que el “para qué” transmita la certeza de alinearse con la organización. 4. Mutuo beneficio, Así como el entrenador asegura que sus atletas rindan más cuando pueden dimensionar el beneficio que trae la acción solicitada, de la misma forma los actores claves asimilando el beneficio mutuo contarán con la mayor motivación para adherir a la solicitud de la organización.
Las líneas estratégicas, las acciones y la ejecución como todas las cosas en la teoría se ven mas sencillas que en la práctica. Esto no quiere decir que lo aquí explicado sea utópico o irrealizable. Significa que su realización es una tarea dedicada, detallada y decisiva. No es una receta para principiantes pero está claro que esta planeación bien realizada si puede suplir deficiencias de quien la ejecute. Las relaciones con los actores claves o stakeholders son una parte muy importante de la comunicación de una organización. El primer error comienza con no verla así y anteponer la comunicación externa a medios como la más importante. Suena descabellado pero ocurre en muchas organizaciones. Para conocer más como implementar unas relaciones con el gobierno o manejar asuntos públicos escríbame a ottogutierrez@ymail.com, cuénteme su necesidad o proyecto y seguro podré ayudarle.
Otto Gutierrez 